こんな時どう言う!?英語の電話応対ビジネス会話の例文8選

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英語の電話での聞き取り、不安ですよね。

しかし、実は英語の電話、比較的初期段階でトライしやすい聞き取りの練習に効果的です。

私も初めの頃、英語の電話にとても不安がありました。しかし、旅行サイトのHPなどで事前に情報を調べ、練習だと思って敢えて英語で電話しました。そして徐々に、苦手意識を抱えずに対応できるようになりました。

電話応対には、比較的推測しやすいパターンがあります。そして、怖気付かずに聞き直しができるようになることにより、理解度は格段に上達します。

この記事では、電話応対のパターンごとに、使える典型表現を時間系列で紹介します。

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電話を受ける:定番の3文!シンプルに伝えよう

「もしもし」って英語で何ていうの? そう思ったこと、ありますよね。

英語もわりとそのままです。「もしもし」は「こんにちは」つまり「Hello!」です。

そして、電話を受けるときには、まずはシンプルに、さらっと一気に伝えましょう。

日本語だと次のような表現です。

・挨拶:お電話ありがとうございます(電話を受けたことに礼を述べる)

・名乗る:こちらは〇〇です(会社名と名前を名乗る)

・用件:ご用件をお伺いします(要件を尋ねる)

具体例でみてみましょう。英語は以下のようになります。赤字はアクセントをつける(強めに発音する)箇所です。

例:インターナショナルスクールに所属する田中さんの場合

・挨拶:Thank you for calling!(センキューフォーコーリング!)

・名乗る:This is International School(社名), Tanaka(名前) speaking.

(ディスイズ ンターショナルスクール、タナカ スピキング)

・用件:How can I help you?(ハウ キャナイルプユー?)

3文ありますが、この段階で伝えるべき情報はほとんどありません。

差し当たり、社名「International School」を明確に発音すれば話は通じます。

これは、あなたが電話をかける時も同じです。

電話相手が正しいかの認識合わせと気楽に捉えましょう。

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電話をかける:定番の2文!用件を端的に伝えよう

電話をかけるとき、緊張しますよね。

とはいえ、電話をかけたときのフレーズは、基本的に同じです。

相手を確認できたら、かけた方もまず挨拶です。そして、用件を端的に伝えます。

日本語だと以下のようになるでしょう。

・挨拶:お忙しいところ失礼いたします(挨拶を返す)

・名乗る:私は〇〇と申します(会社名と名前を名乗る)

・用件:実は質問がありまして(用件を一言で頭出しする)

ポイントは、挨拶後、用件の伝達は肯定文を使うことです。

概要を伝えることで、次の展開を互いに想定しやすくなります。

こちらも、具体例でみてみましょう。赤字はアクセントの箇所です。

例:イエロー社のサトウカナミ(ニックネーム「カナ」)さんが、注文に関して問い合わせる場合

・挨拶と名乗り:Hello, / Hi, :This is Kana(名前) from Yellow Company(社名).

・用件:I have a question (問合)about my order.(アイ ヴ ア クウェッション アバウト マイオゥダー)

初めての場合であっても、名乗りはニックネームで問題ありません。相手が聞き取りやすいことを優先しましょう。

そしてまず、用件を端的に伝えます。この場合、質問があること、それが注文に関することの2点です。

その他、用件の伝達には、以下のような表現があります。

<用件を端的に伝える例文:would like to / have >

疑問:I would like to ask / have a question about your website.(HPの内容でお尋ねしたいです)

注文:I would like to make a booking / an order.(予約したいです)

問題:I’ve got a problem with my laptop.(コンピュータに不具合がありまして)(※)

(※)不具合など問題を抱えている場合は、現在完了形(have+過去分詞)を使います。

このように、挨拶後、電話の主旨を端的に共有することで、以降の会話がスムーズになります。

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電話の取り次ぎ:応対者と異なる人に繋ぐとき

この人と話したい。話す相手が決まっていること、ありますよね。

例えば、総合窓口などに電話し「〇〇さんにつないでください」というケースです。

これには、自分を主語とする表現と、相手を主語とする表現があります。赤字はアクセントの箇所です。

<自分が主語の表現: talk to / speak to>

マークさんいらっしゃいますか?:Can I talk / speak to (Mr.)Mark, please?

・Talk to:キャ トーク トゥ (ミスター)マーク プリーズ?

・Speak to:キャ スピーク トゥ (ミスター)マーク プリーズ?

話したい相手の名前である「マーク」を強調します。名前への継承「Mr./Ms.」は、あると丁寧ですが、なくても通常問題はありません。

<相手が主語の表現: connect to / transfer to>

企画部に繋いでもらえますか?:Could you transfer / connect me to the planning department?

・transfer:クッジゥ トランスファーミー トゥザ プンニングデパートメント?

・connect:クッジゥ コネクトミー トゥザ プンニングデパートメント?

取次先の部署名がある場合は、部署名を強調します。

また、内線番号があるときは、「at extension / on extension」を付け加えます。

例:内線110番の場合

内線110番のマークさんお願いできますか?:Could you tranfer me to Mark at/on extension 110, please?

クッジゥ トランスファーミー トゥ マーク アッツ エクステンション ロ?

クッジゥ トランスファーミー トゥ マーク オン エクステンション ン?

そして、繋いでほしい担当者の名前と内線番号を強調します。

その他、ある程度カジュアルな関係では、以下のようなシンプルな表現も可能です。

<カジュアルな表現:取次先の相手を主語にする>

そこにメアリーさんいます?:Is Mary there? (イズ リー ゼァ?)

極端にいえば、繋いで欲しい相手先の単語だけでも主旨は伝わります。聞き取りの場合も同じです。

そして、先の例のように電話を取り次いでもらった後は、繋がった先で挨拶を繰り返し、用件を切り出します。

応対者と異なる人に繋いで欲しい旨を端的に伝えることで、次に期待する行動が明確になります。

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電話を保留する:少々お待ちください

「わかんない、誰か助けて!」「ちょっと調べればわかるんだけど話しながらは無理!」と思うこと、ありますよね。

日本語にすると「少々お待ちください」、英語も定型文です。赤字はアクセントの箇所です。

<少々お待ちください>

・Let me check, hold on.:確認します。少々お待ちを(レットミーチェック、ホゥルドオン)

・Just a moment, please.:(ジャストアモーメンツ プリーズ)

・Just a sec, please.(ジャストアセッ プリーズ)

滅多に使わない「please」ですが、待ってもらうときは丁寧表現として文末に加えます。ほとんど付け足すようなイメージで、アクセントは不要です。

そして、わかる人に繋ぐ、または再度受け答えで確認結果を伝えます。

再度会話を続ける場合は、以下の文章から始めると良いでしょう。

<お待たせいたしました>

・Thank you for waiting.:お待たせいたしました(お待ちいただきありがとうございます)

・Sorry to keep you waiting.:長らくお待たせしてしまい申し訳ありません

どの文も、キーワードにアクセントをつけることを意識しましょう。フォーカスポイントが明らかになり、会話がスムーズになります。

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聞き取れないとき:怖気ずに聞き返そう

「えっと、なんて言ったの!?」とにかく聞き取れない!!そう悩む人は多いです。

聞き取れなかったことをそのままにして話を進めても、良いことはありません。

そんなときは、素直に繰り返しを依頼しましょう。赤字はアクセントの箇所です。

<もう一度お願いします:say, repeat>

・Could you say it again?(クドゥ ユー セイ イッツ アゲイン?)

・Could you repeat it again? (クドゥ ユー リピーッ イッツ アゲイン?)

決まり文句で覚える「I beg your pardon?(もう一度お伺いすることをお許しいただけますか)」、意味は通じますが事実上ほとんど使いません。

その他、冒頭の名乗りで聞いた名前や会社名を聞き返すときは「May I」を使用し、再度に「again」をつけます。

<名前や社名などの具体名を聞き返す:May I>

・名前:May I have your name again?(メイ アイブ ユア ネイム アゲイン?)

・社名:May I have your company name again?(メイ アイ ハブ ユア カンパニーネイム アゲイン?)

また、「聞き取れなかった」には以下の2つの意味合いがあります。英語では表現が異なるので注意しましょう。

・聞き取ることができなかった(物理的に聞こえなかった)

・単語の聞き取りはできたが理解できなかった(意味を解釈できなかった)

まず、「聞こえなかった」は、以下のように表現できます。

<聞こえなかった:didn’t, not, cut>

・I didn’t get it.:得られなかった(アイ ディドゥントゥ ゲッディツ)

・I couldn’t catch you. :捕まえられなかった(アイ ドゥントゥ キャッチユー)

・My line seems not good.:電波良くないみたい(マイイン シームズ ッツグッドゥ)

・Your voice was cut it off.:音声が途切れました(ユアヴォイス ワズ カットゥイッツオフ)

そして、聞こえなかったわけではなく、「解釈できなかった」ときは、以下のように表現します。

<解釈できなかった:didn’t, coudn’t, >

・I didn’t understand.:理解できなかった(アイ ディドゥントゥ アンダースタンド)

・I couldn’t get you.:意図を掴めなかった(アイ ドゥントゥ ゲッツユゥ)

解釈できなかった場合は「What do you mean?(その心は?)」の表現も可能です。言葉を変えて説明してくれるでしょう。

聞き取りができない理由は、電波状況、リスニング能力、相手の発音の特徴などさまざまです。

このような聞き返しの表現を効果的に使うことで、意思疎通を確認しながら話を進めることができます。

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断りの表現:要望に応えられないことを伝える

日本語でなかなか言えない「できません」の表現。

「ちょっとぉ。。。」と口ごもり、「できかねます」「難しいです」と曖昧な受け答えになりがちです。

英語では、「Unfortynately, 」から始めることが多いです。

具体的には以下のようなケースがあるでしょう。

・不在を伝える:取り次ぐ相手が席を外している、または休みである(不在)

・都合が悪い:手が離せない(不在)

・時間がない:他の予定がある、空きがない(先約)

・現実的ではない:技術的に不可能である、無理だ(断り)

・対応できない:諦めて欲しい(断り)

英語には、それぞれ典型表現があります。以降、3つのケースに分けて例文と共に解説します。

ケース1:不在である、手が空かない

「ただいま電話に出られません」の表現、必要になることは多いです。

まずは、どの程度連絡がつかないのか、その不在の長さをわかるように伝えます。赤字はアクセントの箇所です。

<不在を伝える:day off, on leave, cannot see>

・She is taking a day off / on leave today.:休み中(今日は対応できない)

シーイズテイキングアデイフ トゥデイ / シーイズオンリーヴ トゥデイ

・I cannot see her around here.:近くにいない(いつ戻るかわからない)

アイ キャンノッシー ハー アラウンド ヒア

<手が離せない:busy, not available>

・He is busy / not available now.:忙しい、今は空いていない

ヒーイズビィズィー ナウ / ヒーイズノッアヴェイラブル ナウ

場合によっては、会議、ランチなど不在の理由がわかっている場合はあるかもしれません。

しかし通常、内部確認などにより敢えて求めらない限り、詳細理由を伝える必要はありません。

ケース2:他の予定がある、都合がつかない

「先約があります」の表現、スケジュール調整でよくありますよね。

この場合も、どの程度予定がつかないのかを明確に伝えましょう。赤字はアクセントの箇所です。

<先約がある:booked, conflict>

・The rooms are fully booked on that day.:その日は予約でいっぱいです(1日中)

ウィアーフゥリィブックトゥ、オンザットデイ

・He’s got meeting conflict between 2 to 4 pm. :2時から4時まで他の会議があります(時間制限)

ヒー ズ ゴットゥミーティング ンフリクト ビットウィーン トゥ トゥ フォー ピーエム

・She is busy / not available until Friday.:金曜日まで空きません。(この期間は)

シーイズビィズィ/ ノッアヴェイラブル アンティル フライデイ

上の「手が離せない」で紹介した「busy」「not available」も、期間を示す単語(この場合は「until Friday」)をつけることで、同じように活用できます。

また、ホテルやレストランの予約「book」は、人にも使います。例えば「I’m fully booked today.(私、今日は予定でいっぱいなの)」となります。

このように、どの程度予定がつかないかを明確にすることにより、次の提案に話を進めることができます。

多くの場合、「いつなら大丈夫ですよ」という、代替時間の調整に続きます。

再提案には、「How about〜?」「Then, is it possible〜?」などの表現を使うと良いでしょう。

ケース3:技術的に不可能、諦めて欲しい

そして「ご希望に添えず申し訳ありません」の表現です。相手に諦めを促します。

冒頭に「Unfortunately, 」を入れるとより効果的です。

具体的には、以下のようになります。赤字はアクセントの箇所です。

<不可能を示す:impossible>

Unfortunately, it’s not possible / it is impossible.:技術的に不可能、現実的に無理

ンフォーチュネイトリィ、イッツノットポッシボゥ

ンフォーチュネイトリィ、イッイズ インポッシボゥ

<対応できない:cannot make it, cannot help>

Unfortunately, we cannot make it for you / help you.(諦めて欲しい)

アンフォーチュネイトリィ、ウィーキャンット、イクイッフォーユー

ンフォーチュネイトリィ、ウィーキャンット、ルプユーユー

また、ここでは特に「cannot」の「not」にアクセントを置くことを意識しましょう。「can」と「can’t(省略形)」の違いは非常に聞き取りづらいです。省略形を使わず「can not」と2単語での表現をおすすめします。

まとめ:断りを伝える表現のポイント

これまで紹介してきたように、断りの表現にはいくつかのパターンがあります。

ケース1:不在である、手が空かない

ケース2:他の予定がある、都合がつかない

ケース3:技術的に不可能、諦めて欲しい

どの表現においても「Unfortunately,(残念ながら)」を冒頭に置くことで、良い返事ではない旨を予告できます。

加えて、どの程度できないのかを明確にすることで、丁寧でかつ明確に断りの主旨を伝えることが可能です。

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お電話ください:折り返す、メールで返信する

その場ですぐ応えられないこと、ありますよね。

確認時間が必要なとき、取り次ぎ相手が不在のとき、頻繁に起こります。

そんな時、日本語では「折り返しご連絡いたします」と、時間をおいて連絡する旨を伝えます。

英語も同じです。「電話が欲しい」は「call me back」、「電話を折り返す」は「call you back」です。

具体的には以下のようになります。赤字はアクセントの箇所です。

<電話を折り返す:call me back, call you back>

・Could you call me back later?:お電話折り返してもらえますか(電話がほしい)

クドゥ ユー コールユーバック レイター

・let us call you back as soon as possible.:分かり次第ご連絡いたします(緊急度を上げた表現)

レッアスコールユーバック、アズスーンアズポッシボゥ

・I will tell him to call you back.:担当に連絡するよう伝えます(自分ではない誰かから折り返す)

アイウィウルヒム、トゥコールユーバッ

その他「back(戻す)」は、返品する(send it back)、持参する(bring it back)といった表現も可能です。

例:we can send it back to you.:返送しましょうか(ウィー キャン ンド イッ バック トゥ ユー)

また、電話以外の手段での折り返しは、以下のように表現します。

<電話以外の方法で折り返す:e-mail, text, notify>

・I will send you an e-mail in detail.:詳細はEメールでお送りします

・I can send you an e-mail if you like.:よかったらEメールでお送りますよ

・Let us send our order confirmation by e-mail shortly.:注文確認メールをすぐにお送りします

・I’ll text you once I booked.:予約で来たら連絡するね(比較的カジュアルな表現)

・The system will notify the passcode on your mobile.:携帯に認証コードが送られます(ショートメールのフォーマル表現)

このように「折り返す」「改めて連絡する」は、非常にシンプルな定型文で表現できます。

リズム感を持って軽快に伝えましょう。

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電話の切り方:お礼と挨拶

そして、電話の締め、切り方です。

日本語では以下のような表現になるでしょう。

・お礼:本日はありがとうございました

・期待:引き続きよ路しくお願いいたします

・挨拶:失礼いたします

英語も、以下のような決まり文句があります。

これらはどんな場面でも会話を締め括る表現として活用できます。ビジネス・カジュアルは問いません。

It was nice talking with you.:お話できてよかったです(イット ワズ ナイス トーキング ウィズ ユー)

・Thank you for calling.:お電話ありがとうございました(センキュー フォー コーリング)

・See you next time!:また次回よろしくお願いします(シーユー ネクストタイム)

・Talk to you soon!:また近いうちに(トーク トゥ ユー スーン)

・Have a nice day / great day!:良い1日を!(ハヴ ア ナイス デイ / ハヴ ア グレイト デイ)

・Good-bye! / See you!:ではまた、じゃぁね(グッバァーイ / シーユー)

・Good-night!:夜の場合(グッナァーイ)

ありがとうの気持ちを込め、心地よく通話を終えましょう。

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まとめ:ビジネスで使える英語の電話応対の厳選ポイント

これまで、英語の電話対応について、時間系列とごに7つのシーンにわけて紹介してきました。

・電話を受ける:定番の3文!シンプルに伝えよう

・電話をかける:定番の2文!用件を端的に伝えよう

・電話の取りつぎ:応対者と異なる人に繋ぐとき

・電話を保留する:少々お待ちください

・聞き取れないとき:英語に怖気ずに聞き返そう

・断りの表現:要望に応えられないことを伝える

・お電話ください:折り返す、メールで返信する

・電話の切り方:お礼と挨拶

これらはどれも、ビジネス英語としても広く活用できる表現です。

英語の聞き取りや電話に対する苦手意識は、話の流れのパターン化により克服できます。

そして、定型表現を意識しキーとなる単語を強調することで、会話の流れは格段にスムーズになります。

まずは、会話の内容をある程度想定できる、買い物など予約注文の確認、旅行プランの問合せなをおすすめします。もしあなたが現地にいるならば、インフォーメーションセンターや旅行会社の窓口で直接話すことも、非常に良い練習になるでしょう。

ぜひ、今日から試してみてください。

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最後までお読みいただきありがとうございました。

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